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Datenschutz: Das geht jeden Vorstand an!

Welcher Handlungsbedarf ergibt sich für eine Vereinsführung?

Drei dezentrale Veranstaltungen des BSB im Juni

Am 25. Mai 2018 tritt die EU-Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Hierdurch wird der bestehende nationale Datenschutz in einigen Punkten erweitert bzw. konkretisiert. Kernthese der gesetzlichen Neuvorgaben ist die Verpflichtung zur sachgerechten und mit den Vereinszwecken abgestimmten Nutzung bzw. Verarbeitung von überlassenen persönlichen Daten. Den sich hieraus für unsere Vereine ergebenden Handlungsbedarf wollen wir nachfolgend stichwortartig aufführen. Für eine weiterhin ordnungsgemäße Vereinsführung sollte deshalb auf folgendes geachtet werden:

1. Bei der Anmeldung eines Neu-Mitglieds im Verein ist von diesem eine Erklärung über die Verwendung und künftige Nutzung seiner Daten mit kurzer Belehrung zu unterschreiben. Ein entsprechendes Muster finden Sie hier. Noch offen ist, ob und, wenn ja, in welcher Form diese Erklärung bei bereits bestehenden Mitgliedschaften nochmals eingeholt werden muss.

2. Über die Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten ist vom Verein ein Verzeichnis anzulegen und fortzuschreiben. Ein Beispiel finden Sie hier.

3. Jeder, der in der Führung des Vereins mit personenbezogenen Daten der Mitglieder umgeht, hat nach entsprechender schriftlicher Belehrung eine Datenschutz-Geheimhaltungserklärung abzugeben. Das entsprechende Muster finden Sie hier.

4. Datenschutzverletzungen müssen bei relevanten Risiken beim baden-württembergischen Landesdatenschutz-Beauftragten gemeldet werden. Hierzu gibt es auch eine aktuelle Informationsschrift zum Datenschutz für Vereine (Stand 25. Mai 2018) die Sie rechts unter "Donwloads" finden.

5. Wenn zehn oder mehr ehren- bzw. hauptamtlich Beschäftigte regelmäßig personenbezogene Daten der Mitglieder verarbeiten, muss vom Verein ein Datenschutzbeauftragter benannt werden.

6. Sollten weitere Fragen zum Datenschutz bestehen, steht der BSB wie immer zur Verfügung. Außerdem planen wir drei Informationsveranstaltungen hierzu am:

7. Juni 2018 in Radolfzell

14. Juni 2018 in Freiburg

28. Juni 2018 in Steinbach

 

Mustervorlagen / Materialien:

Muster Einwilligungserklärung (für alle Neumitglieder)

Muster Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Muster Datenschutzverpflichtungserklärung

Muster Satzungsregelung zum Datenschutz (statt Einwilligungserklärung der bestehnden Mitglieder nutzbar)

 

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